Podstawowe informacje dotyczące żałoby narodowej można uzyskać zaglądając do obowiązującego podręcznika protokołu dyplomatycznego (obecnie jest to: T. Orłowski, Protokół Dyplomatyczny. Ceremoniał & etykieta, Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, Warszawa 2006, s. 39-40)

Znajdujemy tam następujące informacje:

Czas trwania, formę i przebieg żałoby narodowej określa według przepisów prawa polskiego wyłącznie Prezydent RP, a gdy on nie żyje pełniący jego obowiązki Marszałek Sejmu.

W szczególnych przypadkach specjalną uchwałę w sprawie przebiegu żałoby narodowej może wydać Rada Ministrów. W jej ramach może znajdować się apel do społeczeństwa o „godne jej uczczenie” określający sposób tego uczczenia.

Taka Uchwała Rady Ministrów z takim apelem miała miejsce po śmierci papieża Jana Pawła II.

Szczegółowe zachowania, ale przede wszystkich polskich dyplomatów na świecie oraz obcych przedstawicielstw w Polsce mogą też określać mogą też określać odpowiednie dokumenty wydane przez Polski Protokół Dyplomatyczny (w odniesieniu do polskich dyplomatów byłaby to odpowiednia „Instrukcja”, w odniesieniu do obcych dyplomatów „Nota okólna”).

Z punktu widzenia savoir vivre i etykiety na żałobę narodową należy spojrzeć w taki sam sposób jak na każda żałobę.

Ktoś zatem poniósł śmierć. Etykieta określa strój i zachowanie najbliższej rodziny, przyjaciół i znajomych zmarłego oraz wszystkich innych osób podczas kontaktu z osobami wymienionymi wyżej.

W wypadku żałoby narodowej wszyscy obywatele są zobowiązaniu prawem (podstawowe wymogi) i w sumieniu (pozostałe wymogi) do respektowania tego, co określają dokumenty prawne dotyczące żałoby oraz do tego, co stanowi obyczaj i określają powszechnie przyjęte normy społeczne.

Obywateli ci sami rozstrzygają ponadto czy zaliczają się do „rodziny, przyjaciół i znajomych” zmarłego czy nie. Jeśli się zaliczają respektują wszystkie wskazania etykiety dotyczące żałoby.

Jeśli się nie zaliczają są zobowiązani jedynie do przestrzegania tych wskazań etykiety, które dotyczą osób stykających się z osobami noszącymi „osobistą” żałobę.

Kogo i jak długo obowiązuje żałoba?

Już przed II wojną światową zwracano uwagę na to, że noszenie pełnej żałoby jest wskazane tylko wtedy, gdy stać nas na żałobny strój, w którym przecież wszystko i wciąż musi być czarne. Nie można więc np. nosić zielonego płaszcza do czarnego żałobnego stroju. Już wtedy można więc było sygnalizować żałobę czarną opaską pamiętając o tym, by kolory naszych ubrań były bardzo spokojne i zbliżone do czerni o ile to tylko możliwe. W czasie żałoby powstrzymujemy się oczywiście od tańców i udziału we wszystkich „radosnych” rozrywkach. Tradycyjnie żałoba po śmierci współmałżonka trwa przez rok i sześć tygodni, po śmierci rodziców żałobę nosimy przez sześć miesięcy, a przez kolejne pół roku trwamy w tzw. pół żałobie (szare stroje). Po rodzeństwie i dziadkach żałoba trwa pół roku, a po dalszych krewnych trzy miesiące.

Tak więc zachowania właściwe dla żałoby powinny obowiązywać w podstawowym zakresie w wypadku żałoby narodowej do trzech miesięcy.

Wyróżniamy tu trzy sytuacje: 1. Do pogrzebu; 2. Podczas pogrzebu; 3. Po pogrzebie.

Do pogrzebu obowiązują dwie zasady: nie zawracamy w żaden sposób głowy bliskim zmarłego i nie poruszamy w żaden sposób, o ile to tylko możliwe, tematów związanych ze zmarłym. Zachowania bliskich zmarłego cechuje powaga i wyciszenie. Mogą oni oczywiście rozmawiać o zmarłym jeśli czują taką potrzebę, ale wszyscy biorący udział w rozmowie muszą mieć pewność, ze pozostałe osoby chcą podejmować takie tematy. Ich ubiór powinien być ciemny. Powinni mieć czarną opaskę na lewym ramieniu lub czarna kokardkę na ubraniu u góry po lewej stronie.

Jeśli zaś dla kogoś żałoba narodowa nie jest osobistą żałobą powinien traktować wszystkich pozostałych jako bliskich zmarłego (zmarłych). Jeśli zaś ktoś uznaje tę żałobę za żałobę osobistą i spotyka się z innymi podobnymi osobami powinien siwe upewnić czy chcą podejmować ten temat.

Wszyscy, którzy w taki czy inny sposób biorą udział w pogrzebie powinny być stosownie ubrani: najlepiej czarny, a przynajmniej ciemny garnitur (jeśli jest wierzchnie okrycie to również czarne), czarne buty, czarna sukienka nie odkrywająca żadnych partii ciała. Nie może zatem być też krótka, ewentualnie, ostatecznie, ciemna sukienka (gdy nie mamy czarnej), czarne rajstopy, całkowity brak biżuterii (bardzo ważne) i całkowity brak perfum (bardzo ważne).

Zachowanie musi cechować szczególna powaga i wyciszenie. Odnosi się to również do wszystkich tych, którzy znajdują się w pobliżu pogrzebu czy w trakcie kontaktu z jego uczestnikami (również bezpośrednio po pogrzebie).

Okres po pogrzebie podzielić można na kilka faz: 1. dzień pogrzebu – kilka dni po nim;.2. następnie kilkanaście dni; 3. okres do końca zwyczajowej żałoby.

W te pierwsze dni należy zachowywać się i ubierać w sposób podobny jak przed pogrzebem. Wszelkie huczne zabawy i pełne wesołości rozrywki nie powinny mieć miejsca. Nie mogą w nich brać udziału ci, którzy uznają się za bliskich zmarłego (czy zmarłych). Pozostali nie powinni zapraszać na nie bliskich zmarłego (czy zmarłych) oraz tak je organizować, by zakłócały spokój bliskim zmarłego (czy zmarłych).

Następne dni powinna cechować pewna znaczna powaga.

Pozostałe dni powinny być również w jakimś stopniu poważne, a na ubraniu powinny być oznaki żałoby.

Nie ma tutaj szczegółowych wskazań. Wszystko jest kwestią kultury, wyczucia, taktu.